Hàm LEN trong Excel là 1 trong những hàm cơ bản được sử dụng phổ biến. Thay vì tốn nhiều thời gian xử lý số liệu bằng cách thủ công, hàm LEN sẽ giải quyết vấn đề này. Vậy chính xác hàm LEN là gì? Cách sử dụng khi kết hợp với các hàm khác như thế nào?
Sau đây là các bước tóm tắt:
Hàm LEN trong Excel được sử dụng để đếm số ký tự trong một chuỗi, bao gồm cả khoảng trống. Cú pháp của hàm là =LEN(TEXT), với “TEXT” là chuỗi ký tự hoặc ô chứa chuỗi cần đếm. Ví dụ, nếu ô C2 có chuỗi “Thanh Hồng”, sử dụng =LEN(C2) sẽ trả về kết quả là 10. Bạn cũng có thể sử dụng hàm với chuỗi trực tiếp như =LEN(“Thanh Hồng”), kết quả cũng là 10. Lưu ý rằng chuỗi trực tiếp phải được đặt trong dấu ngoặc kép.
Dưới đây là chi tiết cụ thể cho bài viết, hãy cùng khám phá và tìm hiểu nhé!
Hàm LEN là gì?
Hàm LEN Excel là hàm cơ bản dễ dùng
Hàm LEN trong Excel dùng để làm gì? Đây là hàm đếm số ký tự trong 1 ô gồm cả chữ cái, số, ký tự đặc biệt và khoảng trống. Ví dụ 9 đếm là 1 ký tự, 99 là 2 ký tự…. Trong Excel đây là 1 trong những hàm thông dụng, dễ dùng và dễ nhớ nhất. Tên hàm trong Excel bắt nguồn từ 3 ký tự đầu của từ LENGTH mang nghĩa chiều dài.
Hàm LEN Excel dùng để đếm dữ liệu. Do đó khi thực hiện hàm dữ liệu gốc không biến mất. Bên cạnh đó bạn có thể kết hợp hàm LEN với những hàm khác (Left, Right, Mid). Lưu ý hàm LEN Excel không đếm dữ liệu ngày tháng.
Cú pháp hàm LEN trong Excel
Để sử dụng hàm LEN trong Excel cần phải ghi nhớ cú pháp:
- =LEN (TEXT).
Trong đó “TEXT” là chuỗi ký tự hoặc ô chứa chuỗi ký tự cần đếm. Excel sẽ trả kết quả số ký tự của chuỗi ký tự cần đếm bao gồm cả khoảng trống.
Ví dụ ô C2 có chuỗi ký tự là “Thanh Hồng”. Tại ô D2 điền cú pháp =LEN(C2). Khi đó kết quả trả về sẽ là 10. Ngoài ra có thể sử dụng cú pháp khác: =LEN(“Thanh Hồng”), kết quả vẫn trả về là 10. Lưu ý nếu viết thẳng chuỗi ký tự phải để trong dấu “” thì hàm LEN mới hiểu.
Cách dùng hàm LEN trong Excel nhiều điều kiện
Cách sử dụng hàm LEN trong Excel khá đơn giản, cú pháp dễ nhớ. Đặc biệt có thể kết hợp hàm LEN với những hàm khác tùy theo nhu cầu sử dụng.
Hàm LEN kết hợp với hàm SUM (hoặc dấu +) đếm ký tự trong nhiều ô
Để đếm ký tự của nhiều ô kết hợp hàm LEN và hàm SUM theo công thức:
- =Sum(Len(Text);Len(Text);Len(Text))
Sau khi điền xong công thức nhấn Enter, kết quả sẽ trả về tổng ký tự cần đếm. Lưu ý dấu ngăn cách giữa các hàm có thể là dấu phẩy “,” hoặc chấm phẩy “;”.
Hàm LEN kết hợp hàm TRIM
Đôi khi làm việc với nguồn dữ liệu lớn sẽ xuất hiện vấn đề khoảng cách đầu dòng và cuối dòng. Khi đó hàm LEN sẽ tính dư 2 khoảng trống này dẫn đến sai kết quả. Vì vậy sử dụng hàm LEN kết hợp hàm TRIM. Bởi hàm TRIM sẽ loại bỏ hết các khoảng trống trừ khoảng trống giữa các từ.
- Cú pháp: =Len(Trim(Text)).
Trong đó Text là ô dữ liệu hoặc dãy dữ liệu muốn bỏ khoảng cách đầu dòng, cuối dòng.
Hàm LEN kết hợp SUBSTITUTE
SUBSTITUTE và LEN kết hợp
Vậy nếu bạn không muốn đếm luôn các khoảng trống giữa các từ thì phải làm sao? Khi đó hãy kết hợp với hàm SUBSTITUTE để đếm dữ liệu mà bỏ qua các khoảng trống. Lưu ý cách này không làm thay đổi dữ liệu gốc nên yên tâm nhé.
Cú pháp: =Len(Substitute(Text;Old_Text;New_Text;Instance_Num)).
Trong đó:
- Text: Ô dữ liệu cần đếm.
- Old_Text: Ký tự cũ muốn được thay thế.
- New_Text: Ký tự mới muốn thay ký tự cũ.
- Instance_Num: Vị trí mà văn bản cũ xuất hiện, thường không cần nhập.
Ví dụ: Ô C2 chứa dữ liệu Nguyễn Văn A. Ô D2 điền =Len(Substitute(D2;” “;””)).
- D2: Ô chứa dữ liệu cần đếm.
- “ ”: Các khoảng trống trong ô dữ liệu.
- “”: Thay bằng không có khoảng trống.
Hàm LEN kết hợp với LEFT và SEARCH
Nếu muốn đếm số ký tự bên trái 1 ký tự xác định sử dụng hàm LEN kết hợp LEFT, SEARCH.
Cú pháp: =Len(Left(Text;Search(Find_Text;Within_Text;Star_Num)).
Trong đó:
- Text: Ô dữ liệu muốn đếm.
- Find_Text: Ký tự muốn tìm trong ô dữ liệu.
- Within_Text: Ô dữ liệu cần tìm.
- Star_Num: Bắt đầu ký tự số mấy, thường không cần điền.
Ví dụ ô A2 dữ liệu xyz@123. Công thức =Len(Left(A2;Search(“@”;A2)-1)). Vì chỉ lấy ký tự bên trái dấu “@” nên thêm “-1” vào phần Star_Num. Kết quả trả về sẽ là 3.
Hàm LEN kết hợp với RIGHT và SEARCH
Cách này tương tự hàm LEN kết hợp LEFT và SEARCH. Thao tác tương tự chỉ là đổi LEFT thành RIGHT. Hàm này sẽ đếm số ký tự bên phải 1 ký tự xác định.
Tương tự vẫn là ví dụ trên chỉ khác công thức:
- =Len(Right(A2;Search(“@”;A2))).
Hàm LEN kết hợp với hàm MID và SEARCH
Hàm MID kết hợp hàm SEARCH
Như hình ảnh dưới đây trong ô mã học sinh TD-CM-19. Công thức như sau:
- =LEN(MID(H5;4;LEN(H5)-6)).
Trong đó:
- =Len(H5)-6: Hàm LEN trừ đi 6 ký tự 2 bên dữ liệu.
- =Mid(H5;4;Len(H5)-6): Kết hợp hàm MID để lấy những ký tự ở giữa (CM).
- =Len(Mid(H5;4;Len(H5)-6)): Hàm LEN nằm đầu công thức đếm số dữ liệu nằm giữa 2 dấu gạch (2).
Hàm LEN kết hợp hàm IF
Ví dụ minh họa cách dùng hàm IF
Một số trường hợp có thể dùng hàm IF LEN trong Excel. Ví dụ trong hình cột Họ và Tên là C3 tên dài hơn 15 ký tự tính là tên dài. Tên nào ngắn hơn 15 ký tự gọi là tên ngắn.
- =IF(LEN(C2)>15;”Tên dài”;”Tên ngắn”).
Khi áp dụng công thức kết quả ô đầu tiên sẽ là “Tên ngắn”. Bởi “Phạm Thành” số ký tự nhỏ hơn 15.
Kết đoạn
Trên đây là những cách sử dụng hàm LEN trong Excel rất phổ biến giúp xử lý dữ liệu nhanh, chính xác. Vì là hàm cơ bản nên học nhanh, một khi nắm vững thì kết hợp thêm nhiều hàm khác. Bất cứ ai đang sử dụng Excel để làm việc, học tập thì phải ghi nhớ ngay hàm này.
