Trong Excel, các số liệu thường được lưu dưới dạng số. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần chuyển các số thành dạng văn bản để trình bày chuyên nghiệp hơn, dễ đọc hoặc dễ hiểu hơn. Việc này cũng giúp tránh nhầm lẫn khi đọc các con số lớn. Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn bạn các cách để đổi số thành chữ trong Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Sau đây là các bước tóm tắt:
Để cài và sử dụng VnTools trên Excel, bạn cần tải và cài đặt phần mềm từ mạng, chọn đúng phiên bản phù hợp với hệ điều hành (32 bit hoặc 64 bit). Sau cài đặt, mở Excel, thêm VnTools vào danh sách Add-ins từ Options và quản lý Add-ins. Tìm và chọn file cài đặt VnTools từ thư mục đã lưu, sau đó kích hoạt nó trong Excel. Cuối cùng, sử dụng tính năng “Đổi số thành chữ” từ thẻ VnTools để chuyển đổi số sang dạng văn bản trong bảng Excel.
Dưới đây là chi tiết cụ thể cho bài viết, hãy cùng khám phá và tìm hiểu nhé!
Lợi ích khi chuyển đổi số thành chữ trong Excel
Việc chuyển đổi số thành chữ trong Excel có nhiều lợi ích, đặc biệt là khi bạn làm việc với các báo cáo tài chính, hóa đơn, phiếu thu chi, bảng lương, hay các loại văn bản khác có liên quan đến số tiền. Một số lợi ích chính là:
- Tránh nhầm lẫn giữa các số có giá trị gần nhau, ví dụ như 1000 và 10000, hay 1.000.000 và 10.000.000.
- Giúp bạn rình bày số tiền một cách rõ ràng, chính xác theo đúng quy định của pháp luật và quy chuẩn kế toán.
- Tăng tính thẩm mỹ, sự chuyên nghiệp cho bảng tính khi có thể chèn các từ đơn vị như nghìn, triệu, tỷ,… vào kết quả chuyển đổi để dễ đọc.
- Việc chuyển đổi giúp tiết kiệm thời gian, công sức vì không phải nhập thủ công dữ liệu.
Cách đổi số thành chữ tự động trong Excel
Đổi số thành chữ trong excel sẽ là thử thách không nhỏ đối với người dùng mới. Tuy nhiên, việc này không quá phức tạp và bạn có thể tham khảo các cách thực hiện dưới đây để đem đến sự tiện lợi cho mình. Cụ thể:
Phần mềm vnTools
Cách cài đặt phần mềm VnTools
Bước 1: Tìm và tải phần mềm vnTools về máy tính.
Bước 2: Sau khi tải về, đơn giản nhấp đúp chuột phải vào tệp đã tải để cài đặt. Chọn vị trí cài đặt phù hợp với hệ điều hành của bạn (64 bit hoặc 32 bit).
Bước 3: Cuối cùng, nhấn “Install” để bắt đầu cài đặt vnTools trên máy tính của bạn và click “Finish” để hoàn tất quá trình cài đặt.
Hướng dẫn sử dụng VnTools
Bước 1: Mở file dữ liệu Excel muốn thực đổi số thành chữ trong excel, sau đó vào thẻ File” => Chọn “Options”.
Bước 2: Chọn mục “Add-ins” => Tại phần “Manage Add-ins, kích chọn “Go” để thực hiện thêm phần mềm VnTools vào Excel
Bước 3: Tại cửa sổ Add-ins click chọn vào ô “Browse”.
Bước 4: Vào thư mục tìm kiếm, di chuyển đến thư mục chứa VnTools vừa cài đặt. Sau đó click chọn có file “Ufunctions” rồi nhấn “Open”.
Bước 5: File có tên “NTD’s Tools” sẽ tự xuất hiện trên cửa sổ “Add-ins”. Kích chọn và nhấn OK lần nữa.
Bước 6: Sau khi thêm thành công, quay trở lại trang Excel, nhấn chọn vào thẻ “vnTools”.
Bước 7: Chọn “Đổi số thành chữ (VN)”, một cửa sổ mới xuất hiện. Tại đây, bạn điền:
- Giá trị số chuyển đổi ở ô cần thực hiệnchuyển đổi số thành chữ.
- Vị trí ô sẽ chứa kết quả sau khi thực hiện cách đổi số thành chữ trong excel.
Dùng chức năng Add – ins của Excel
Cách cài đặt và sử dụng chức năng Add – ins
Bước 1: Tải phần mềm Add-ins vào máy của bạn.
Bước 2: Mở file Excel chứa dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi rồi đi đến thẻ “File”, nhấn chọn “Options”.
Bước 3: Chọn mục “Add-ins” rồi chọn “Go” tại “Manage Add-ins”.
Bước 4: Tại cửa sổ “Add-ins”, bạn kích chọn “Browse” như hình bên dưới.
Bước 5: Duyệt để tìm và di chuyển đến thư mục chứa file Add-ins vừa tải, chứa file tên “UNIVNI”, kích chọn file và nhấp vào OK.
Bước 6: Tại hộp thoại “Add-ins” sẽ xuất hiện dòng “UNIVNI”, lúc này tích vào ô chọn rồi nhấp OK lần nữa để lưu.
Bước 7: Trong bảng tính Excel, nhập hàm: =UNI hoặc VNI (ô chứa số muốn chuyển đổi) tuỳ vào font chữ đang dùng là Unicode hay VNI.
Cách gỡ bỏ Add – ins
Bước 1: Mở file Excel và chọn tab “File” => chọn mục “Options”
Bước 2: Nhấn vào mục “Add-ins” => click chọn “Go” ở phần “Manage”.
Bước 3: Bỏ tích ở dòng “UNIVNI” rồi bấm chọn “OK”.
Dùng hàm chuyển đổi số thành chữ trong excel =VND()
Bước 1: Tải file hàm VND về máy rồi mở Excel chứa dữ liệu số muốn chuyển thành chữ đi đến thẻ “File”, nhấn chọn “Options.”
Bước 2: Cài hàm VND vào Excel bằng cách chọn mục “Add-ins” => Tại “Manage Excel Add-ins”, chọn “Go”.
Bước 3: Tại hộp thoại Add-ins nhấn chọn “Browse” để chuyển đến duyệt thư mục trên máy tính.
Bước 4: Di chuyển đến vị trí chứa file vừa tải, kích chọn “Doiso”.
Bước 5: Tích chọn ô “Doiso” trong Add-ins sau đó click “OK”.
Bước 6: Vào lại bảng tính Excel, nhập hàm =VND(ô chứa số muốn chuyển đổi) và nhấn Enter để được kết quả như hình dưới.
Phần mềm AccHelper
Cách cài đặt phần mềm AccHelper
Bước 1: Tiến hành tải phần mềm chuyển đổi AccHelper sau đó nén.
Bước 2: Các bạn tiến hành thêm phần mềm AccHelper vào file Excel để chuyển đổi bằng cách Add-ins tương tự như 2 cách trên.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm AccHelper
Để chuyển đổi số thành chữ, trước tiên hãy mở file Excel chứa dữ liệu số cần chuyển đổi. Tiếp theo, nhập công thức =VND(A1) vào ô mong muốn xuất hiện kết quả chuyển đổi, trong đó A1 là ô chứa số cần chuyển. Sau cùng nhấn Enter để hoàn tất quá trình chuyển đổi.
Kết luận
Trên đây là những hướng dẫn về cách đổi số thành chữ trong Excel. Chỉ cần thực hiện theo chắc chắn bạn có thể dễ dàng chuyển đổi số thành chữ một cách nhanh chóng, tiện lợi để phục vụ cho công việc, học tập.
