Excel và Word là hai phần mềm phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người gặp khó khăn khi muốn chèn bảng excel vào word mà không bị lỗi định dạng hay vượt quá kích thước trang giấy. Để giúp các bạn giải quyết vấn đề này, bài viết hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách đưa bảng excel vào word vừa trang giấy đơn giản và hiệu quả nhất.
Sau đây là các bước tóm tắt:
Để chèn bảng Excel vào Word vừa với trang giấy, bạn mở cả hai tệp, sao chép phần bảng từ Excel (Ctrl + C), rồi dùng chức năng Paste Special trong Word (Ctrl + Alt + V). Trong hộp thoại Paste Special, chọn “Microsoft Excel Worksheet Object”, sau đó chọn “Paste” và nhấn OK. Điều này cho phép chèn bảng dưới dạng đối tượng liên kết hoặc nhúng, giúp bảng hiển thị đúng trong Word.
Dưới đây là chi tiết cụ thể cho bài viết, hãy cùng khám phá và tìm hiểu nhé!
Cách đưa bảng excel vào word vừa trang giấy như thế nào?
Lợi ích khi đưa bảng Excel vào Word vừa trang giấy
Bảng Excel là công cụ rất tiện lợi để bạn nhập liệu, tính toán, phân tích và trình bày dữ liệu. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần chèn bảng Excel vào Word để bổ sung cho văn bản của mình hoặc để tạo một báo cáo chuyên nghiệp hơn.
Nhưng nếu bảng Excel quá lớn, bạn sẽ gặp phải vấn đề không vừa trang giấy mà bị chia cắt hoặc bị thu nhỏ quá mức khi chèn vào Word.Vì vậy, biết cách đưa bảng Excel vào Word vừa trang giấy là rất quan trọng. Nó sẽ giúp bạn:
- Tiết kiệm thời gian và công sức khi không phải điều chỉnh kích thước bảng Excel nhiều lần.
- Tăng tính chuyên nghiệp, trực quan cho văn bản Word.
- Dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa bảng Excel trên Word khi cần thiết.
- Tận dụng được các tính năng của cả Excel và Word trong một file duy nhất.
Dùng chức năng Paste Special
Cách đưa bảng excel vào word vừa trang giấy bằng chức năng Paste Special là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất. Bạn có thể chọn chèn bảng Excel vào Word dưới dạng đối tượng liên kết hoặc đối tượng nhúng, theo các bước sau:
- Bước 1: Mở file Excel và file Word cần chèn bảng:
- Bước 2: Trên file Excel, chọn phần bảng tính bạn muốn chèn vào Word, nhấn Ctrl + C để sao chép:
- Bước 3: Trong file Word, chọn vị trí cần chèn bảng, nhấn Ctrl + Alt + V để mở hộp thoại Paste Special:
- Bước 4: Trong hộp thoại Paste Special, chọn Microsoft Excel Worksheet Object, sau đó chọn Paste trong danh sách, nhấn OK:
Dùng cách chuyển định dạng sang ảnh
Một cách đưa bảng excel vào word khác mà bạn có thể tham khảo là chuyển định dạng bảng Excel sang ảnh. Cách này giúp bạn giữ nguyên hình dạng, font chữ và kích thước của bảng Excel khi chèn vào Word. Nhưng bạn sẽ không thể cập nhật hay chỉnh sửa trang tính được nữa. Để thực hiện cách copy bảng từ excel sang word vừa trang giấy, bạn làm theo hướng dẫn:
- Bước 1: Lựa chọn phần dữ liệu trong Excel mà bạn muốn chép vào Word > Bấm vào thẻ Home > Bấm vào Copy > Lựa chọn Copy as Picture:
- Bước 2: Bấm vào OK như hình bên dưới:
- Bước 3: Mở tài liệu Word mà bạn muốn dán ảnh vào > Bấm chuột phải > Lựa chọn Paste (hoặc bấm Ctrl + V) để copy bảng excel sang word vừa trang giấy:
Sử dụng cách nhúng bảng
Cách đưa bảng Excel vào Word vừa trang giấy bằng cách nhúng bảng sẽ giúp bạn tạo ra một trang tính mới trên file Word mà không cần mở file Excel riêng. Bạn có thể sử dụng tất cả các chức năng của Excel trên bảng nhúng để chỉnh sửa, thêm cho dữ liệu trong bảng.
Thao tác đưa bảng excel vào word khá đơn giản, bạn hãy làm theo các bước sau:
- Bước 1: Mở file Word cần chèn bảng, tại Tab Home > Paste chọn Paste Special.
- Bước 2: Trong hộp thoại click chọn Paste, sau đó nhấn chọn Microsoft Excel Worksheet Object và bấm OK.
Dùng phần mềm online
Ngoài các cách chèn bảng Excel vào Word trên máy tính, bạn cũng có thể sử dụng một số phần mềm online để chuyển đổi file Excel sang file Word một cách nhanh chóng và tiện lợi. Cách này sẽ tiết kiệm được dung lượng và thời gian cho bạn, nhưng cần có kết nối internet. Đặc biệt bạn cần cẩn thận với các file có dữ liệu nhạy cảm.
Sau đây là hai phần mềm online được nhiều người dùng đánh giá cao:
Phần mềm online smallpdf.com
smallpdf.com là phần mềm online miễn phí và dễ sử dụng, giúp bạn chuyển đổi file Excel sang file Word chỉ với vài bước đơn giản. Bạn có thể tải file Excel từ máy tính, Google Drive hay Dropbox. Sau đó chờ phần mềm chuyển đổi và tải file Word về máy.
- Bước 1: Truy cập trang web smallpdf.com và chọn chức năng Excel to Word.
- Bước 2: Kéo và thả file Excel cần chuyển đổi vào ô trên trang web. Hoặc nhấn Choose file để chọn file từ máy tính, Google Drive hoặc Dropbox của bạn.
- Bước 3: Chờ đợi trang web xử lý file, sau đó nhấn Download để tải file Word về máy tính.
Phần mềm online convertio.co
Đây là công cụ trực tuyến tiện lợi và miễn phí mà bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các tệp Excel thành tệp Word. Điểm cộng của convertio.co là hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau như PDF, JPG, PNG, TXT, HTML, CSV,… Khi muốn chuyển Excel sang Word bạn chỉ cần:
- Bước 1: Truy cập convertio.co rồi nhấn vào “Chọn Tập tin”> Chọn tệp muốn chuyển đổi. Sau đó, nhấn “Open”.
- Bước 2: Vào mục “Đến”>“Tài liệu”> “Doc.” Đợi quá trình chuyển đổi hoàn tất và sau đó nhấn “Tải về” để tải xuống tệp đã chuyển đổi.
Cách thực hiện với convertio.co đơn giản như smallpdf.com
Trong bài viết trên, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn 4 cách đưa bảng Excel vào Word vừa trang giấy cũng như một số phần mềm online hữu ích để bạn thử nghiệm. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề khi muốn chèn bảng Excel vào Word một cách dễ dàng và nhanh chóng.
